Un equipo crea un buzón de prueba, lo usa para un lanzamiento y archiva las credenciales. Dieciocho meses después, alguien necesita un correo de confirmación antiguo. La contraseña puede seguir anotada, pero eso no significa que el buzón y sus mensajes se hayan conservado. Microsoft aplica al buzón Outlook.com un plazo de inactividad menor que a la cuenta Microsoft general.
Dos plazos diferentes
| Qué quieres conservar | Regla de actividad indicada por Microsoft | Qué hacer |
|---|---|---|
| Buzón Outlook.com y mensajes | Iniciar sesión en el buzón Outlook.com al menos una vez durante un año | Comprueba el buzón real, no solo otro servicio Microsoft |
| Cuenta Microsoft personal | Iniciar sesión al menos una vez durante dos años, según las excepciones de la política | Revisa la actividad de la cuenta y la política vigente |
La documentación sobre correo ausente en Outlook.com señala que Microsoft cerrará un buzón Outlook.com y eliminará sus mensajes después de un año sin iniciar sesión en él. Su política de actividad de la cuenta utiliza por lo general un plazo de dos años para la cuenta Microsoft personal y enumera excepciones. No supongas que entrar en otro servicio Microsoft ha mantenido activo el buzón Outlook.com.
No uses el plazo como plan de copia de seguridad
Son reglas de actividad del proveedor, no una promesa de que el buzón seguirá disponible hasta el último día. Si los mensajes son necesarios para cumplimiento o atención al cliente, usa un proceso aprobado de retención y exportación en vez de depender de un buzón gratuito inactivo.
Un plan sensato para buzones de proyecto
- 1Enumera la finalidad y el responsable de cada buzón.
- 2Decide si debe seguir activo o retirarse formalmente cuando termine el proyecto.
- 3Para los buzones que deban mantenerse, programa una revisión legítima del responsable y un inicio de sesión real mucho antes de cumplir un año.
- 4Comprueba los mensajes esperados y registra la fecha de revisión sin copiar contraseñas al inventario.
- 5Traslada los registros empresariales importantes al sistema de retención aprobado; un buzón Outlook.com no debe ser el único archivo.
Esto no es una invitación a mantener para siempre cuentas sin uso. Una cuenta olvidada aumenta la carga de acceso y recuperación. Si nadie puede indicar una finalidad o un responsable válidos, retírala según la política de la organización y las reglas del proveedor.
Cómo afecta a un nuevo lote de cuentas
Antes de crear un lote, anota qué identidades son temporales y cuáles deben recibir correo el año siguiente. La lista de control para cuentas Outlook ayuda a asignar responsables y fechas de retirada. Si el lote tiene una finalidad autorizada clara, el Creador de cuentas Outlook y los precios explican el flujo. Ni crear la cuenta ni completar una exportación mantienen por ti la actividad del buzón.