Uma equipe cria uma caixa de teste, usa-a em um lançamento e arquiva as credenciais. Dezoito meses depois, alguém precisa de um e-mail de confirmação antigo. A senha pode ainda estar registrada, mas isso não significa que a caixa e suas mensagens foram preservadas. A Microsoft aplica à caixa Outlook.com um prazo de inatividade menor que o da conta Microsoft mais ampla.
Dois prazos diferentes
| O que você quer manter | Regra de atividade informada pela Microsoft | O que fazer |
|---|---|---|
| Caixa Outlook.com e mensagens | Entrar na caixa Outlook.com ao menos uma vez em um período de um ano | Acesse a caixa propriamente dita, não apenas outro serviço Microsoft |
| Conta Microsoft pessoal | Entrar ao menos uma vez em um período de dois anos, conforme as exceções da política | Revise a atividade da conta e a política vigente |
A documentação sobre e-mails ausentes no Outlook.com informa que a Microsoft fecha a caixa Outlook.com e exclui seus e-mails após um ano sem login na caixa. A política de atividade da conta usa, em geral, um período de dois anos para a conta Microsoft pessoal e lista exceções. Não suponha que entrar em outro serviço Microsoft tenha mantido a caixa Outlook.com ativa.
Não trate o prazo como plano de backup
Essas são regras de atividade do provedor, não uma promessa de disponibilidade até o último dia. Se as mensagens são necessárias para conformidade ou atendimento, use um processo aprovado de retenção e exportação em vez de depender de uma caixa gratuita inativa.
Um plano sensato para caixas de projeto
- 1Liste a finalidade e o responsável de cada caixa.
- 2Decida se ela deve continuar ativa ou ser formalmente encerrada após o projeto.
- 3Para caixas que precisam permanecer, programe uma revisão legítima do responsável e um login real na caixa bem antes de completar um ano.
- 4Confira se as mensagens esperadas chegaram e registre a data da revisão sem copiar senhas para o inventário.
- 5Transfira registros empresariais importantes para o sistema de retenção aprovado; uma caixa Outlook.com não deve ser o único arquivo.
Isso não é um convite para manter contas sem uso para sempre. Uma conta esquecida aumenta a carga de acesso e recuperação. Se ninguém consegue indicar finalidade ou responsável válidos, encerre-a conforme a política da organização e as regras do provedor.
Como isso afeta um novo lote de contas
Antes de criar um lote, registre quais identidades são temporárias e quais precisam receber e-mail no ano seguinte. A lista de verificação para contas Outlook ajuda a definir responsáveis e datas de encerramento. Se o lote tem uma finalidade autorizada clara, o Criador de contas Outlook e os preços explicam o fluxo. Nem a criação da conta nem uma exportação concluída mantêm a atividade da caixa por você.