Sebuah tim meminta `sales@company.example`, `support@company.example`, dan lima inbox karyawan. Seseorang menyarankan membuat tujuh akun Gmail gratis karena terlihat lebih cepat. Saran tersebut menyelesaikan masalah yang berbeda. Alamat @gmail.com pribadi dan inbox yang dikelola organisasi memiliki penanggung jawab, domain, serta kontrol penonaktifan yang berbeda.
Google menjelaskan akun kerja atau sekolah sebagai identitas yang dapat dikelola administrator. Pada domain perusahaan terverifikasi, Google mengarahkan administrator untuk menambahkan pengguna baru melalui Admin Console. Itulah jalur untuk alamat karyawan dan kebijakan organisasi, meskipun tampilan inbox menyerupai Gmail biasa.
Perbedaan yang penting ketika seseorang keluar dari tim
| Pertanyaan | Gmail pribadi | Pengguna Google Workspace |
|---|---|---|
| Alamat umum | nama@gmail.com | nama@company.example |
| Siapa yang mengelola identitas? | Pemilik akun | Administrator organisasi yang berwenang |
| Siapa yang menetapkan kebijakan organisasi? | Tidak ada administrator organisasi untuk akun pribadi | Organisasi, sesuai konfigurasi Workspace |
| Di mana pengguna baru dibuat? | Pendaftaran akun Google konsumen | Google Admin Console |
Pertanyaan pentingnya bukan pilihan mana yang memiliki inbox lebih menarik. Pertanyaannya adalah siapa yang dapat memulihkan, menangguhkan, atau memindahkan akses ketika karyawan berganti peran. Jika perusahaan harus bertanggung jawab atas alamat dan siklus hidupnya, mulai dari administrasi Workspace. Akun Gmail pribadi tidak otomatis dikelola perusahaan hanya karena dicatat dalam spreadsheet tim.
Bagaimana dengan alamat bersama untuk suatu fungsi?
Jangan membagikan satu kata sandi kepada beberapa orang lalu menyebutnya inbox tim. Sesuai kebutuhan, administrator Workspace dapat menggunakan akun pengguna, grup, atau alias. Dokumentasi alias Google menjelaskan bahwa alias bukan Akun Google terpisah dan tidak memiliki login sendiri. Panduan inbox bersama dan akun terpisah kami membahas lebih lanjut keputusan tentang tanggung jawab.
Kapan akun Gmail pribadi sesuai digunakan
Akun pribadi dapat digunakan sebagai inbox pengujian berizin, identitas proyek individual, atau bagian dari matriks QA lintas penyedia ketika tujuan @gmail.com nyata diperlukan. Tetapkan penanggung jawab, kredensial unik, dan jalur pemulihan untuk setiap akun. Jangan gunakan akun pribadi sebagai pengganti tersembunyi untuk inbox karyawan di domain perusahaan.
Pilih proses penyediaan
- 1Catat domain yang diperlukan, penanggung jawab, dan tingkat kontrol administratif.
- 2Jika domain dimiliki perusahaan, minta administrator Workspace memilih jenis pengguna atau grup yang tepat.
- 3Jika membutuhkan inbox @gmail.com pribadi yang terpisah, uji lebih dahulu batch kecil yang disetujui.
- 4Dokumentasikan pihak yang menangani pemulihan dan penutupan akun untuk kedua pilihan.
Pembuat Akun Gmail MailCreator ditujukan untuk alur Gmail pribadi; layanan ini tidak menjual lisensi Workspace atau membuat pengguna dalam lingkungan organisasi Anda. Jika inbox pribadi terpisah sesuai untuk proyek, bandingkan paket. Jika Anda membutuhkan inbox pada domain perusahaan, hubungi administrator.