Команде нужны `sales@company.example`, `support@company.example` и пять ящиков сотрудников. Кто-то предлагает создать семь бесплатных аккаунтов Gmail, потому что так кажется быстрее. Но это решение другой задачи. У личных адресов @gmail.com и ящиков, которыми управляет организация, разные владельцы, домены и механизмы отключения доступа при уходе сотрудника.
Google описывает рабочие и учебные аккаунты как учетные записи, которыми может управлять администратор. Для подтвержденного домена компании новых пользователей добавляют через консоль администратора. Так создают адреса сотрудников и применяют правила организации, даже если интерфейс ящика похож на обычный Gmail.
Разница, которая проявляется после ухода сотрудника
| Вопрос | Личный Gmail | Пользователь Google Workspace |
|---|---|---|
| Обычный адрес | name@gmail.com | name@company.example |
| Кто управляет учетной записью? | Владелец аккаунта | Уполномоченный администратор организации |
| Кто устанавливает правила организации? | Для личного аккаунта администратора организации нет | Организация в рамках настроек Workspace |
| Где создают нового пользователя? | В обычной регистрации Google | В консоли Google Admin |
Главный вопрос — не у какого варианта удобнее почтовый интерфейс, а кто может восстановить, приостановить или передать доступ при смене роли сотрудника. Если адресом и его жизненным циклом должна владеть компания, начните с администрирования Workspace. Личный аккаунт Gmail не становится управляемым компанией лишь потому, что его внесли в командную таблицу.
А если нужен общий адрес для роли?
Не раздавайте нескольким людям один пароль, называя это почтовым ящиком команды. В зависимости от задачи администратор Workspace может использовать аккаунт пользователя, группу или псевдоним. В документации Google о псевдонимах ясно сказано: псевдоним не является отдельным аккаунтом Google и не имеет собственного входа. Подробнее о владении доступом — в нашем сравнении общего ящика и отдельных аккаунтов.
Когда подходит личный Gmail
Личный аккаунт может подойти для разрешенного тестового ящика, индивидуальной учетной записи проекта или межпровайдерного QA-тестирования, если нужен настоящий адрес @gmail.com. Назначьте каждому аккаунту владельца, уникальные учетные данные и способ восстановления. Не используйте личные аккаунты как незаметную замену почте сотрудников в домене компании.
Выберите путь создания аккаунтов
- 1Запишите нужный домен, владельца адреса и уровень административного контроля.
- 2Если домен принадлежит компании, попросите администратора Workspace выбрать подходящий тип пользователя или группы.
- 3Если нужны отдельные личные ящики @gmail.com, сначала проверьте небольшую согласованную группу.
- 4Для обоих вариантов задокументируйте, кто отвечает за восстановление и закрытие доступа.
Страница MailCreator Gmail Creator описывает создание личных Gmail; сервис не продает лицензии Workspace и не создает пользователей в организации. Если проекту подходят отдельные личные ящики, сравните планы. Если нужна почта в домене компании, обратитесь к администратору.