Tạo hàng loạt tài khoản chỉ là một sự kiện ngắn, còn việc quản lý kéo dài trong suốt thời gian các danh tính đó tồn tại. Danh sách này giúp nhóm đi từ yêu cầu đến ngừng sử dụng mà không mất dấu chủ sở hữu, thông tin đăng nhập hoặc lý do từng tài khoản Outlook được tạo.
Hãy dùng cùng Công cụ tạo hàng loạt tài khoản Outlook và điều chỉnh theo chính sách bảo mật của tổ chức. Danh sách không thay thế quy định nhà cung cấp hay phê duyệt nội bộ; nó tạo cấu trúc vận hành lặp lại được cho quy trình đã được cho phép.
Trước khi tạo đợt tài khoản
- Xác nhận trường hợp sử dụng được cho phép và tuân thủ quy định của dịch vụ đích
- Chỉ định một chủ sở hữu chịu trách nhiệm cho đợt tài khoản
- Xác định số lượng và tránh tạo kho tài khoản không dùng đến
- Chọn quy ước đặt tên theo dự án
- Chọn trình quản lý mật khẩu, kho bảo mật hoặc nơi lưu bí mật trước khi tải bất cứ thứ gì
- Đặt ngày rà soát và ngày dự kiến ngừng dùng
Trong khi tác vụ đang xử lý
- Lưu ID tác vụ cùng hồ sơ dự án
- Theo dõi trạng thái thay vì cho rằng mọi tài khoản yêu cầu đều đã hoàn tất
- Ghi lại thay đổi cấu hình giữa các đợt
- Điều tra lỗi lặp lại trước khi gửi tác vụ lớn hơn
- Giới hạn quyền truy cập bảng điều khiển cho người vận hành quy trình
Khi kết quả đã sẵn sàng
- 1Kiểm tra số lượng hoàn tất và các mục thất bại
- 2Chỉ tải định dạng cần thiết cho quy trình tiếp theo đã được phê duyệt
- 3Nhập ngay thông tin đăng nhập vào kho hạn chế truy cập
- 4Gán chủ sở hữu hoặc trạng thái cho từng tài khoản
- 5Xóa bản xuất tạm sau khi xác minh nhập an toàn
- 6Ghi lại việc bàn giao mà không dán mật khẩu vào công cụ quản lý dự án
Tệp xuất là tệp thông tin đăng nhập
Hãy coi tệp CSV xuất ra là tệp thông tin đăng nhập. Không gửi qua email, để trong thư mục Downloads dùng chung hoặc đính kèm vào phiếu dự án không hạn chế quyền truy cập.
Rà soát quyền truy cập và vòng đời hàng tháng
| Mục rà soát | Câu hỏi | Hành động |
|---|---|---|
| Chủ sở hữu | Tài khoản này vẫn có người chịu trách nhiệm? | Phân công lại hoặc ngừng dùng |
| Mục đích | Dự án được phê duyệt vẫn hoạt động? | Đóng tài khoản không còn cần thiết |
| Quyền truy cập | Ai hiện có thể đọc thông tin đăng nhập? | Xóa quyền vào kho không cần thiết |
| Khôi phục | Nhóm phụ trách có thể khôi phục tài khoản? | Cập nhật quy trình khôi phục được phê duyệt |
| Sự cố | Có hoạt động đáng ngờ hoặc khóa không rõ nguyên nhân? | Điều tra và thay thông tin đăng nhập bị ảnh hưởng |
Dùng danh sách kiểm tra quyền truy cập tài khoản email rộng hơn khi rà soát cả Gmail, Yahoo và Outlook. Với hộp thư giữ lại giữa các dự án, hãy ghi thời hạn hoạt động trong hướng dẫn về tài khoản Outlook.com không hoạt động, thay vì cho rằng lưu thông tin đăng nhập đồng nghĩa hộp thư sẽ luôn còn.
Ngừng một đợt tài khoản
Khi chu kỳ kiểm thử hoặc dự án kết thúc, hãy gỡ tích hợp, thu hồi quyền truy cập ở hệ thống tiếp theo, chỉ lưu trữ hồ sơ mà chính sách yêu cầu và ngừng tài khoản theo quy trình phù hợp của nhà cung cấp. Bước ngừng rõ ràng giúp thông tin đăng nhập cũ không trở thành quyền truy cập dài hạn vô hình.