Nhóm tạo hộp thư thử nghiệm, dùng trong đợt ra mắt rồi cất thông tin đăng nhập. Mười tám tháng sau, có người cần email xác nhận cũ. Mật khẩu có thể vẫn được ghi lại, nhưng không bảo đảm hộp thư và tin nhắn đã được giữ. Microsoft áp dụng quy định không hoạt động ngắn hơn cho hộp thư Outlook.com so với tài khoản Microsoft rộng hơn.
Hai mốc thời gian, không phải một
| Thứ cần duy trì | Quy định hoạt động Microsoft nêu | Cần làm gì |
|---|---|---|
| Hộp thư và tin nhắn Outlook.com | Đăng nhập hộp thư Outlook.com ít nhất một lần trong một năm | Kiểm tra chính hộp thư, không chỉ dịch vụ Microsoft khác |
| Tài khoản Microsoft cá nhân | Đăng nhập ít nhất một lần trong hai năm, tùy các ngoại lệ chính sách | Xem trạng thái hoạt động và chính sách hiện tại của tài khoản |
Hướng dẫn về email bị thiếu trong Outlook.com của Microsoft nói hãng sẽ đóng hộp thư và xóa email sau một năm không đăng nhập hộp thư. Chính sách hoạt động tài khoản thường áp dụng chu kỳ đăng nhập hai năm cho tài khoản Microsoft cá nhân và liệt kê ngoại lệ. Đừng giả định đăng nhập dịch vụ Microsoft khác đã duy trì hộp thư Outlook.com.
Đừng dùng thời hạn làm kế hoạch sao lưu
Đây là quy định hoạt động của nhà cung cấp, không phải lời hứa hộp thư sẽ còn đến ngày cuối cùng. Nếu tin nhắn quan trọng cho tuân thủ hoặc hỗ trợ khách hàng, hãy dùng quy trình lưu giữ và xuất dữ liệu được phê duyệt thay vì dựa vào hộp thư miễn phí bỏ không.
Kế hoạch hợp lý cho hộp thư dự án
- 1Liệt kê mục đích và chủ sở hữu cụ thể của từng hộp thư.
- 2Quyết định hộp thư cần tiếp tục hoạt động hay chính thức ngừng dùng sau dự án.
- 3Với hộp thư cần duy trì, hãy lên lịch để chủ sở hữu kiểm tra và thực sự đăng nhập trước mốc một năm khá lâu.
- 4Kiểm tra các thư mong đợi và ghi ngày rà soát mà không chép mật khẩu vào bảng kê.
- 5Chuyển hồ sơ kinh doanh quan trọng sang hệ thống lưu giữ được phê duyệt; hộp thư Outlook.com không nên là kho lưu trữ duy nhất.
Điều này không có nghĩa phải giữ mãi các tài khoản không dùng. Tài khoản bị quên làm tăng gánh nặng truy cập và khôi phục. Nếu không ai nêu được mục đích hoặc chủ sở hữu hợp lệ, hãy ngừng sử dụng theo chính sách tổ chức và quy định nhà cung cấp.
Ảnh hưởng đến đợt tài khoản mới
Trước khi tạo một đợt, hãy ghi danh tính nào chỉ dùng tạm và danh tính nào phải nhận thư vào năm sau. Danh sách kiểm tra quản lý Outlook giúp phân công chủ sở hữu và ngày ngừng dùng. Nếu đợt có mục đích được phép rõ ràng, Tạo tài khoản Outlook và bảng giá giải thích quy trình tạo. Việc tạo tài khoản hoặc xuất kết quả hoàn thành đều không duy trì hoạt động hộp thư thay bạn.