team test mailbox বানিয়ে এক release-এ ব্যবহার ও credential archive করে। ১৮ মাস পর পুরোনো verification message দরকার। password record থাকলেও mailbox ও message preserved তার নিশ্চয়তা নেই। Microsoft Outlook.com inbox-এ বৃহত্তর account-এর চেয়ে ছোট inactivity window দেয়।
দুটি আলাদা clock
| যা রাখতে চান | Microsoft activity rule | Action |
|---|---|---|
| Outlook.com mailbox ও message | বছরে অন্তত একবার mailbox sign-in | অন্য Microsoft service নয়, inbox-এ access |
| personal Microsoft account | policy exception সাপেক্ষে দুই বছরে অন্তত একবার sign-in | account activity ও current policy review |
Missing Outlook.com email document বলে এক বছর sign in না হলে Microsoft mailbox close ও email delete করে। account activity policy personal Microsoft account-এ সাধারণত দুই বছর ও exception ব্যবহার করে। অন্য Microsoft service-এ sign in Outlook.com inbox রক্ষা করে ধরে নেবেন না।
Deadline-কে backup plan ভাববেন না
এটি provider activity rule, শেষ দিন পর্যন্ত availability promise নয়। compliance বা service-এর জন্য message লাগলে inactive free inbox নয়, approved retention ও export process নিন।
Project mailbox-এর সঠিক plan
- 1প্রতি mailbox-এর purpose ও owner লিখুন।
- 2inbox রাখা হবে, নাকি project শেষে formally retire হবে ঠিক করুন।
- 3active রাখা inbox-এ এক বছর পূর্ণ হওয়ার আগে legitimate owner review ও real sign-in schedule করুন।
- 4expected message পৌঁছেছে যাচাই ও password inventory-তে copy না করে review date record করুন।
- 5important business record approved retention system-এ নিন; Outlook.com একমাত্র archive নয়।
এটি role-less account চিরকাল রাখার কারণ নয়। forgotten account access ও recovery burden বাড়ায়। legitimate purpose বা owner না থাকলে organization policy ও provider rule অনুযায়ী retire করুন।
নতুন batch-এ প্রভাব
batch-এর আগে temporary identity ও পরের বছর mail লাগবে এমন account লিখুন। Outlook checklist owner ও retirement date assign করে। স্পষ্ট authorized purpose থাকলে Outlook অ্যাকাউন্ট ক্রিয়েটর ও মূল্য process বলে। creation ও export complete হওয়া আপনার হয়ে mailbox active রাখে না।