Bir ekip test posta kutusu oluşturur, bir sürümde kullanır ve kimlik bilgilerini arşivler. On sekiz ay sonra eski bir doğrulama iletisine ihtiyaç duyulur. Parola hâlâ kayıtlı olabilir; ancak bu, posta kutusu ve iletilerinin korunduğu anlamına gelmez. Microsoft, Outlook.com kutusuna daha geniş hesaptan daha kısa bir etkin olmama süresi uygular.
İki farklı süre
| Korumak istediğiniz | Microsoft etkinlik kuralı | Eylem |
|---|---|---|
| Outlook.com posta kutusu ve iletileri | En az yılda bir kez posta kutusuna giriş | Başka bir Microsoft hizmetine değil, kutunun kendisine erişin |
| Kişisel Microsoft hesabı | Politika istisnalarına tabi olarak en az iki yılda bir giriş | Hesap etkinliğini ve güncel politikayı inceleyin |
Eksik Outlook.com iletileri belgesi, bir yıl boyunca giriş yapılmazsa Microsoft'un posta kutusunu kapatıp e-postayı sildiğini belirtir. Hesap etkinliği politikası ise kişisel Microsoft hesabı için genellikle iki yıllık süre ve istisnalar kullanır. Başka bir Microsoft hizmetine girişin Outlook.com kutusunu koruduğunu varsaymayın.
Son tarihi yedekleme planı olarak kullanmayın
Bu, sağlayıcının etkinlik kuralıdır; son güne kadar erişilebilirlik sözü değildir. İletiler uyumluluk veya hizmet için gerekliyse etkin olmayan ücretsiz kutuya güvenmek yerine onaylı saklama ve dışa aktarma süreci kullanın.
Proje posta kutusu için doğru plan
- 1Her posta kutusunun amacını ve sorumlusunu kaydedin.
- 2Kutunun korunacağını mı yoksa proje sonunda resmen kapatılacağını mı belirleyin.
- 3Etkin kalması gereken kutular için, yıl dolmadan önce sorumlunun meşru incelemesini ve gerçek girişini planlayın.
- 4Beklenen iletilerin ulaştığını doğrulayın ve parolayı envantere kopyalamadan inceleme tarihini kaydedin.
- 5Önemli iş kayıtlarını onaylı saklama sistemine taşıyın; Outlook.com tek arşiv olmamalıdır.
Bu, görevi olmayan hesapları sonsuza kadar tutma gerekçesi değildir. Unutulan hesaplar erişim ve kurtarma yükünü artırır. Meşru amaç veya sorumlu yoksa hesabı kurum politikasına ve sağlayıcı kurallarına göre kapatın.
Yeni gruplara etkisi
Grup oluşturmadan önce geçici kimlikleri ve sonraki yıl e-posta alması gerekenleri kaydedin. Outlook hesap kontrol listesi, sorumluları ve kapatma tarihlerini atamaya yardımcı olur. Grubun açık ve yetkili bir amacı varsa Outlook hesap oluşturucu ile fiyatlandırma süreci açıklar. Oluşturma ve dışa aktarmanın tamamlanması posta kutusunu sizin adınıza etkin tutmaz.