Команда создает тестовый ящик, использует его при запуске продукта и убирает учетные данные на хранение. Через 18 месяцев кому-то нужно старое письмо с подтверждением. Пароль может по-прежнему быть записан, но это не означает, что ящик и сообщения сохранились. Для ящика Outlook.com Microsoft применяет более короткий срок неактивности, чем для аккаунта Microsoft в целом.
Два разных срока
| Что нужно сохранить | Правило активности Microsoft | Что делать |
|---|---|---|
| Ящик Outlook.com и сообщения | Входить в ящик Outlook.com хотя бы раз в течение года | Проверять сам ящик, а не только другой сервис Microsoft |
| Личный аккаунт Microsoft | Входить хотя бы раз в течение двух лет, с исключениями по правилам | Проверять активность аккаунта и действующие правила |
В руководстве Microsoft о пропавшей почте Outlook.com сказано, что после года без входа в ящик он будет закрыт, а письма удалены. Правила активности аккаунта обычно требуют входа в личный аккаунт Microsoft в течение двух лет и перечисляют исключения. Не предполагайте, что вход в другой сервис Microsoft поддерживает активность ящика Outlook.com.
Срок не заменяет резервное копирование
Это правила активности провайдера, а не обещание, что ящик сохранится до последнего дня срока. Если сообщения важны для соблюдения требований или поддержки клиентов, используйте одобренные процессы хранения и экспорта вместо неиспользуемого бесплатного ящика.
Разумный план для проектных ящиков
- 1Укажите назначение и ответственного владельца каждого ящика.
- 2Решите, должен ли ящик оставаться активным или его следует официально закрыть после проекта.
- 3Для ящиков, которые нужно сохранить, запланируйте проверку владельцем и реальный вход в ящик задолго до годового порога.
- 4Проверьте наличие ожидаемых писем и запишите дату проверки, не копируя пароли в реестр.
- 5Перенесите важные деловые документы в утвержденную систему хранения; ящик Outlook.com не должен быть единственным архивом.
Это не призыв вечно сохранять неиспользуемые аккаунты. Забытый аккаунт усложняет управление доступом и восстановлением. Если никто не может назвать его действующую цель или владельца, закройте его согласно правилам организации и провайдера.
Как это влияет на новую группу аккаунтов
Перед созданием группы запишите, какие аккаунты временные, а какие должны получать почту через год. Список проверок по управлению Outlook поможет назначить владельцев и даты закрытия. Если у группы есть ясная разрешенная цель, страницы Outlook Creator и цен объясняют создание. Ни создание аккаунта, ни завершенный экспорт не поддерживают активность ящика за вас.