Tim membuat inbox pengujian, menggunakannya untuk peluncuran, lalu mengarsipkan kredensial. Delapan belas bulan kemudian, seseorang membutuhkan email konfirmasi lama. Kata sandi mungkin masih tercatat, tetapi hal tersebut tidak berarti inbox dan pesannya dipertahankan. Microsoft menerapkan masa ketidakaktifan yang lebih pendek pada inbox Outlook.com daripada akun Microsoft yang lebih luas.
Dua periode yang berbeda
| Yang ingin dipertahankan | Aturan aktivitas Microsoft | Tindakan |
|---|---|---|
| Inbox dan pesan Outlook.com | Login ke inbox Outlook.com setidaknya sekali dalam satu tahun | Akses inbox itu sendiri, bukan hanya layanan Microsoft lain |
| Akun Microsoft pribadi | Login setidaknya sekali dalam dua tahun sesuai pengecualian kebijakan | Tinjau aktivitas akun dan kebijakan terbaru |
Dokumentasi pesan Outlook.com yang hilang menyebut Microsoft menutup inbox Outlook.com dan menghapus email setelah satu tahun tanpa login ke inbox. Kebijakan aktivitas akun umumnya menggunakan periode dua tahun untuk akun Microsoft pribadi dan mencantumkan pengecualian. Jangan menganggap login ke layanan Microsoft lain mempertahankan inbox Outlook.com.
Jangan perlakukan tenggat sebagai rencana pencadangan
Ini adalah aturan aktivitas penyedia dan bukan janji ketersediaan sampai hari terakhir. Jika pesan diperlukan untuk kepatuhan atau layanan, gunakan proses retensi dan ekspor yang disetujui daripada bergantung pada inbox gratis yang tidak aktif.
Rencana yang tepat untuk inbox proyek
- 1Daftar tujuan dan penanggung jawab setiap inbox.
- 2Tentukan apakah inbox dipertahankan atau ditutup secara resmi setelah proyek.
- 3Untuk inbox yang harus tetap aktif, jadwalkan peninjauan sah oleh penanggung jawab dan login nyata jauh sebelum satu tahun.
- 4Pastikan pesan yang diharapkan telah diterima dan catat tanggal peninjauan tanpa menyalin kata sandi ke inventaris.
- 5Pindahkan catatan bisnis penting ke sistem retensi yang disetujui; inbox Outlook.com tidak boleh menjadi satu-satunya arsip.
Ini bukan alasan untuk mempertahankan akun tanpa fungsi selamanya. Akun terlupakan meningkatkan beban akses dan pemulihan. Jika tidak ada tujuan atau penanggung jawab yang sah, tutup akun sesuai kebijakan organisasi dan aturan penyedia.
Dampaknya pada batch akun baru
Sebelum membuat batch, catat identitas yang bersifat sementara dan yang harus menerima email pada tahun berikutnya. Daftar periksa akun Outlook membantu menetapkan penanggung jawab dan tanggal penutupan. Jika batch memiliki tujuan berizin yang jelas, Pembuat Akun Outlook dan harga menjelaskan alurnya. Pembuatan akun dan ekspor yang selesai tidak menjaga aktivitas inbox untuk Anda.