ينشئ فريق صندوق اختبار ويستخدمه في إطلاق ثم يؤرشف بيانات الاعتماد. بعد 18 شهرًا يحتاج شخص إلى رسالة تأكيد قديمة. قد تبقى كلمة المرور مسجلة، لكن ذلك لا يعني الحفاظ على الصندوق ورسائله. تطبق Microsoft فترة عدم نشاط أقصر على صندوق Outlook.com من الحساب الأوسع.
فترتان مختلفتان
| ما تريد الاحتفاظ به | قاعدة نشاط Microsoft | الإجراء |
|---|---|---|
| صندوق Outlook.com ورسائله | تسجيل الدخول إلى الصندوق مرة واحدة على الأقل خلال سنة | الوصول إلى الصندوق نفسه، لا مجرد خدمة Microsoft أخرى |
| حساب Microsoft شخصي | تسجيل الدخول مرة كل عامين على الأقل وفق استثناءات السياسة | مراجعة نشاط الحساب وأحدث سياسة |
تذكر وثائق رسائل Outlook.com المفقودة أن Microsoft تغلق الصندوق وتحذف البريد بعد عام دون تسجيل دخول إليه. وتستخدم سياسة نشاط الحساب عادةً مدة عامين لحساب Microsoft الشخصي مع استثناءات. لا تفترض أن تسجيل الدخول إلى خدمة Microsoft أخرى يحافظ على صندوق Outlook.com.
لا تعامل الموعد كخطة نسخ احتياطي
هذه قاعدة نشاط للمزوّد، وليست وعدًا بالتوفر حتى اليوم الأخير. إذا كانت الرسائل مطلوبة للامتثال أو الخدمة، فاستخدم عملية احتفاظ وتصدير معتمدة بدل الاعتماد على صندوق مجاني غير نشط.
الخطة الصحيحة لصندوق المشروع
- 1سجّل غرض ومالك كل صندوق.
- 2حدد ما إذا كان الصندوق سيُحفظ أم يُغلق رسميًا بعد المشروع.
- 3للصناديق التي يجب أن تبقى نشطة، جدولة مراجعة مشروعة من المالك وتسجيل دخول فعلي قبل العام بوقت كافٍ.
- 4تأكد من وصول الرسائل المتوقعة وسجّل تاريخ المراجعة من دون نسخ كلمة المرور إلى المخزون.
- 5انقل سجلات العمل المهمة إلى نظام احتفاظ معتمد؛ لا ينبغي أن يكون Outlook.com الأرشيف الوحيد.
ليس هذا مبررًا للاحتفاظ بحسابات بلا وظيفة إلى الأبد. تزيد الحسابات المنسية عبء الوصول والاسترداد. إذا لم يوجد غرض مشروع أو مالك، فأغلق الحساب وفق سياسة المؤسسة وقواعد المزوّد.
أثر ذلك في الدفعات الجديدة
قبل إنشاء دفعة، سجّل الهويات المؤقتة وتلك التي يجب أن تستقبل البريد في العام التالي. تساعد قائمة حسابات Outlook على تعيين الملاك وتواريخ الإغلاق. وإذا كان للدفعة غرض واضح ومصرّح به، يشرح منشئ حسابات Outlook والأسعار المسار. لا يحافظ اكتمال الإنشاء والتصدير على نشاط الصندوق نيابة عنك.