Hai hộp thư Outlook trên cùng laptop rất tiện, nhưng cũng có thể gây lỗi đáng tiếc: trả lời khách hàng từ địa chỉ cá nhân vì chọn nhầm tài khoản. Việc thiết lập khá nhanh. Quan trọng hơn là gán vai trò rõ ràng cho mỗi hộp thư và kiểm tra người gửi trước email thực đầu tiên.
Hướng dẫn này bắt đầu khi các tài khoản đã tồn tại. Nếu bạn vẫn cần hộp thư cá nhân riêng, hãy đọc cách tạo nhiều tài khoản Outlook. Bí danh thì khác: các bí danh dùng chung một tài khoản Microsoft.
Trước tiên, xác định bạn đang mở bản Outlook nào
Microsoft có hướng dẫn riêng cho Outlook mới và cổ điển trên Windows. Trong bản cổ điển, thẻ File dẫn đến thiết lập tài khoản. Trong bản mới, tìm Add account gần danh sách thư mục hoặc trong Settings → Accounts. Hướng dẫn Windows hiện tại của Microsoft mô tả cả hai giao diện; hãy xem nếu tên menu trên thiết bị của bạn khác.
Thêm hộp thư khác trong Outlook mới
- 1Mở Outlook mới và tìm Add account ở cuối danh sách thư mục, hoặc mở Settings rồi Accounts.
- 2Nhập đầy đủ địa chỉ email của tài khoản bạn đang kiểm soát.
- 3Hoàn thành quy trình đăng nhập và xác minh thông thường của Microsoft cho tài khoản đó.
- 4Đợi hộp thư xuất hiện trong danh sách thư mục, mở và kiểm tra thư gần đây tải được.
- 5Soạn thư thử, chọn đúng địa chỉ trong ô Từ và gửi đến hộp thư bạn kiểm soát.
Thêm hộp thư khác trong Outlook cổ điển
- 1Mở File, sau đó Add Account.
- 2Nhập địa chỉ hộp thư hiện có rồi chọn Connect.
- 3Đăng nhập và hoàn tất các bước xác minh cần thiết, sau đó chọn Finish.
- 4Xác nhận tài khoản xuất hiện trong ngăn thư mục và có thể nhận, gửi thư thử.
Truy cập trong ứng dụng không đồng nghĩa cùng sở hữu
Đặt nhiều tài khoản trong một ứng dụng Outlook không gộp chúng và không cấp quyền cho người khác sử dụng. Hãy để thông tin đăng nhập và khôi phục của từng tài khoản cho chủ sở hữu đã được phê duyệt.
Tránh nhầm lẫn giữa các tài khoản
| Thói quen | Tác dụng |
|---|---|
| Ghi rõ một mục đích cho mỗi hộp thư | Dễ phân biệt hộp thư khách hàng, kiểm thử và cá nhân |
| Kiểm tra ô Từ trước lần trả lời đầu | Outlook có thể nhớ địa chỉ gửi không phù hợp cho cuộc trò chuyện đó |
| Thử nhận thư và trả lời | Thấy thư mục không chứng minh gửi thư hoạt động |
| Rà soát quyền truy cập khi dự án kết thúc | Hộp thư cũ không vô tình ở lại máy tính dùng chung |
Nếu kết nối hộp thư cơ quan hoặc trường học, quản trị viên có thể kiểm soát những gì ứng dụng cho phép. Với tài khoản Outlook.com hoặc Hotmail cá nhân, hãy dùng thông tin đăng nhập Microsoft của tài khoản đó. Ứng dụng Outlook có thể hiển thị cả hai, nhưng chúng không trở thành cùng một loại tài khoản.
Cần thêm tài khoản hay chỉ cần giao diện xem tốt hơn?
Nếu bạn chỉ khó chuyển giữa các hộp thư hiện có, thêm chúng vào Outlook sẽ giải quyết việc xem thư. Nếu dự án mới thực sự cần danh tính cá nhân riêng, hãy xác định chủ sở hữu, số lượng và thời gian lưu trước. Sau đó xem Tạo tài khoản Outlook và bảng giá trước khi bắt đầu một đợt được cho phép.